A A A K K K
для людей із порушенням зору
Нововоронцовська селищна рада
Херсонська область, Бериславський район

Регламент виконавчого комітету

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням виконкому

 від 22 січня 2021 року №1

                                                         

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету Нововоронцовської селищної ради

  1. Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету Нововоронцовської селищної ради    (далі – Регламент) визначає організаційно - процедурні питання діяльності виконавчого комітету Нововоронцовської селищної  ради  (далі – виконком) та є обов’язковим для виконання.

1.2. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів селищної ради по реалізації положень Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, механізм здійснення організаційного, матеріально - технічного забезпечення виконавчих органів селищної ради, встановлює внутрішній розпорядок роботи виконкому.

1.3. Затвердження Регламенту здійснюється рішенням виконкому. У випадках прийняття нормативних актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень цього Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх  виконавчих  органів селищної ради та їх посадових осіб

1.5. Виконком утворюється селищною радою на термін її повноважень. Після закінчення повноважень ради, селищного голови, її виконком здійснює свої повноваження до формування нового складу виконкому.

1.6. Виконком є виконавчим органом селищної ради, їй підконтрольним та підзвітним.

1.7. До складу виконкому входять за посадою: селищний голова, секретар селищної ради, керуючий справами (секретар) виконкому, старости,  а також керівники виконавчих органів селищної ради, інші особи. Кількісний та персональний склад виконкому затверджується рішенням ради за пропозицією селищного голови.

1.8. Старости є членами виконкому за посадою і працюють в ньому на постійній основі.

 Порядок організації роботи старост визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в України.

1.8.1. Староста:

1) представляє інтереси жителів відповідного села (сіл) у виконавчих органах селищної ради;

2) бере участь у пленарних засіданнях селищної ради та засіданнях її постійних комісій;

3) має право на гарантований виступ на пленарних засіданнях селищної ради, засіданнях її постійних комісій з питань, що стосуються інтересів жителів відповідного села (сіл);

4) сприяє жителям відповідного села (сіл) у підготовці документів, що подаються до Нововоронцовської селищної ради;

5) бере участь в організації виконання рішень селищної ради, її виконкому, розпоряджень селищного голови на території відповідного села (сіл) та у здійсненні контролю за їх виконанням;

6) бере участь у підготовці проекту селищного бюджету в частині фінансування програм, що реалізуються на території відповідного села (сіл);

7) вносить пропозиції до виконкому з питань діяльності на території відповідного села (сіл) виконавчих органів  селищної ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб;

8) бере участь у підготовці проектів рішень  селищної ради, що стосуються майна територіальної громади, розташованого на території відповідного села (сіл);

9) бере участь у здійсненні контролю за використанням об’єктів комунальної власності, розташованих на території відповідного села (сіл);

10) бере участь у здійсненні контролю за станом благоустрою відповідного села (сіл), та інформує  селищного голову, виконавчі органи  селищної ради про його результати;

11) отримує від виконавчих органів  селищної ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення наданих йому повноважень;

12) сприяє утворенню та діяльності органів самоорганізації населення, організації та проведенню загальних зборів, громадських слухань та інших форм безпосередньої участі громадян у вирішенні питань місцевого значення у відповідному селі;

1.8.2. При здійсненні наданих повноважень староста є відповідальний і підзвітний раді та підконтрольний  селищному голові. Староста не рідше одного разу на рік звітує про свою роботу перед радою, а на вимогу не менш як третини депутатів - у визначений радою термін;

1.8.3. Повноваження старости можуть бути достроково припинені за рішенням відповідної ради.

1.9. Очолює та здійснює керівництво виконкомом селищний голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій, повноваження селищного голови щодо забезпечення роботи виконкому виконує секретар селищної ради.

1.10. Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою. Неухильним та обов’язковим для всіх є дотримання вимог Інструкції з діловодства у виконкомі.

1.11 Виконком:

1.11.1. Розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” до компетенції виконавчих органів селищної ради;

1.11.2. Попередньо розглядає проекти селищних програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, селищного бюджету, інші проекти рішень, що виносяться на розгляд селищної ради;

1.11.3. Координує діяльність виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

1.11.4. Має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів селищної ради, а також їх посадових осіб;

1.11.5. Здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконкомом, селищним головою, виконавчими органами селищної ради.

1.12. Організаційне забезпечення діяльності виконкому здійснюється  відділом організаційного забезпечення та документообігу.

1.13. Виконавчі органи селищної ради підзвітні та підконтрольні селищній раді, підпорядковані виконкому та селищному голові. Керівники виконавчих органів селищної ради призначаються на посаду і звільняються з неї селищним головою  відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

1.14. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів селищної ради визначаються положенням про відповідний структурний підрозділ, затвердженим рішенням Нововоронцовської селищної ради.

  1. Планування роботи виконкому

2.1. Перспективне й поточне планування роботи виконкому є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку селищної територіальної громади.

2.2. Робота виконавчих органів селищної ради проводиться за  планами роботи на І та ІІ півріччя.

2.3. Плани роботи виконкому включають основні розділи:

2.3.1. Перелік питань, які виносяться на розгляд виконкому;

2.3.2. Наради, семінари;

2.3.3. Засідання координаційних рад, комісій, робочих груп;

2.3.4. Організаційно-масові заходи.

2.5. До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:

  • про розгляд проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку селища, селищного бюджету та інше,  підсумки їх виконання;
  • про роботу виконавчих органів селищної ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконкому, розпоряджень, доручень селищного голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;
  • про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності  територіальної громади.

2.6. Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій селищного голови, секретаря селищної ради, керуючого справами (секретаря) виконкому, старост, керівників  виконавчих органів селищної ради, керівників підприємств комунальної форми власності.

Пропозиції до плану роботи, погоджені із  керуючим справами виконкому, подаються до відділу організаційного забезпечення та документообігу – до 10 числа останнього місяця півріччя.

Виключення питань  з плану роботи  виконкому або перенесення їх розгляду здійснюється з дозволу селищного голови на підставі письмового подання відповідальної особи за підготовку питання до розгляду, попередньо погодивши його у керуючого справами (секретаря) виконкому.

2.6. Відділ  організаційного забезпечення та документообігу  на підставі поданих пропозицій готує проект рішення про  план роботи виконкому на півріччя та виносить їх на розгляд виконкому.

2.7. Проект рішення про  план роботи виконкому візується керуючим справами виконкому та юристом. План роботи не пізніше ніж у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до відома виконавців.

2.8. Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють: керуючий справами виконкому, старости, керівники виконавчих органів селищної ради, відділ організаційного забезпечення та документообігу.

2.9. З метою деталізації плану роботи виконкому та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконкому, керуючим справами щомісяця затверджується оперативний план роботи виконкому, який готується відділом  організаційного забезпечення та документообігую.

Для його підготовки керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, закладів селища не пізніше ніж у останній четвер місяця  подають до відділу  організаційного забезпечення та документообігу пропозиції до плану на наступний місяць, де вказується назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до оперативного плану роботи виконкому на місяць покладається на керівників виконавчих органів селищної ради та комунальних підприємств, організацій, установ .

2.10. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, закладів, установ  покладається на їх керівників.

2.11. Планування діяльності виконавчих органів селищної ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

2.12. Виконавчі органи селищної ради, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють їх в окремий план.

2.13. Розробка та розгляд виконавчим комітетом проектів регуляторних актів у сфері господарської діяльності здійснюються в установленому цим Регламентом порядку з обов’язковим дотриманням процедури, визначеної Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

         Забороняється винесення на розгляд виконкому проекту регуляторного акта, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

  • відсутній аналіз регуляторного впливу;
  • проект регуляторного акту не був оприлюднений або оприлюднений з порушеннями статей 9,13 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

          3Порядок підготовки засідань виконкому

3.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються селищним головою.

3.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами (секретар) виконкому та погоджує із селищним головою, не пізніше як за 10 робочих днів до засідання.

3.3. Погоджений з селищним головою порядок денний засідання виконкому разом з копіями проектів рішень та довідками до них надається для ознайомлення членам виконкому не пізніше, як за два дні до його засідання в паперовому або електронному вигляді..

3.4. На засідання виконкому вноситься, як правило, заплановані питання (згідно з планом роботи), а в разі потреби і такі питання, які потребують негайного розгляду (виникнення надзвичайної ситуації; загроза життю і здоров`ю  неповнолітніх та ін. )

3.5. Додаткові питання на засідання виконкому вносяться у виняткових випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування; при загрозі життю та здоров`ю неповнолітніх та ін.. при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені  не пізніше як за добу до засідання виконкому. Проект рішення виконкому, який виноситься до негайного розгляду розміщується на сайті селищної ради не пізніше, як за добу до засідання виконкому.

3.6.  Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперових носіях та в електронному вигляді  керуючому справами (секретарю) виконкому  за 10 днів до засідання виконкому.

3.7. Проекти рішень виконкому згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації» оприлюднюються їх виконавцями не пізніш як за 10 робочих днів до дати їх розгляду виконкомом на офіційному сайті селищної ради і знаходяться там до прийняття щодо них рішень виконкомом.

3.8. Керуючий справами (секретар) виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому керуючий справами (секретар) виконкому доповідає селищному голові, який приймає рішення про те чи буде це питання розглянуте на засіданні виконкому.

  1. Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Засідання виконкому веде селищний голова. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від загального складу виконкому.

4.2. Засідання виконкому, як правило, проводяться в четверту п*ятницю  щомісяця. Початок засідань – 10.00 годині. 

4.3. У випадку необхідності селищний голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконкому.

4.4. Засідання виконкому проводяться в  сесійній залі.

4.5. На засідання виконкому запрошуються: керівники виконавчих органів селищної ради, підприємств, організацій та установ селищної ради відповідно до внесених на розгляд питань.

Засідання виконкому, як правило, проводяться відкрито (за винятком випадків, коли члени виконкому ухвалили рішення провести закрите засідання).

Рішення про необхідність проведення закритого засідання (закритого обговорення окремих питань)  приймається простою більшістю голосів від загального складу членів виконкому.

Проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених законом правил роботи з документами обмеженого доступу.

У засіданнях виконкому  можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної, районної рад, керівники структурних підрозділів селищної ради, представники територіальної громади селища, об’єднань громадян та органів самоорганізації населення та ін. Кількість присутніх може бути лімітована лише фізичними обмеженнями приміщення зали засідань виконкому. У разі великого інтересу до конкретного засідання   організовується виїзне засідання в Будинку культури або в іншому пристосованому місці.

4.6. Член виконкому зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає – питання відсутності погоджується з селищним головою.

4.7. Головуючий на засіданні виконкому:

4.7.1.Відкриває, закриває та веде засідання;

4.7.2. За пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконкому;

4.7.3. Надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного  доповідача;

4.7.4. Забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

4.7.5. Вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій у ході обговорення.

4.8. Порядок денний затверджується на початку засідання.

4.9. На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

  • при розгляді планових питань – до 20 хвилин;
    при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;
  • для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;
    для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

4.10. Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування ставляться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, яке буде ставитися на голосування  і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу членів виконкому.

У разі рівного розподілу голосів, голос головуючого є вирішальним. В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

4.11. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден член виконкому.

4.12. У разі незгоди селищного голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд селищної ради.

4.13. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються і погоджуються з відповідними посадовими особами і через відділ організаційного забезпечення та документообігу подаються на підпис селищному голові.

4.14. Додатки до рішення підписуються керуючим справами (секретарем) виконкому та керівником виконавчого органу селищної ради, інших установ, організацій, підприємств комунальної власності ,  який готує проект рішення.

Доручення на засіданнях виконкому оформляються протокольно керуючим справами (секретарем) виконкому, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

4.15. Копії прийнятих рішень розсилаються відділом організаційного забезпечення та документообігу згідно зі списком розсилки в 5-денний термін. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

4.16. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у відділі організаційного забезпечення та документообігу  протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання до архівної установи. Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконкому покладається на начальника відділу організаційного забезпечення та документообігу.

4.17.Рішення виконкому з питань, які стосуються забезпечення життєдіяльності, доводяться до відома жителів територіальної громади через засоби масової інформації, а також розміщуються на офіційному веб-сайті селищної ради.

4.18. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює керуючий справами (секретар) виконкому. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 5 днів  після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі рішення, які виносяться на розгляд та результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

4.19. Оригінали рішень виконкому після підписання засвідчуються гербовою печаткою. Протоколи засідань виконкому засвідчуються підписами головуючого на засіданні виконкому та керуючого справами.  Протоколи засідань виконкому зберігаються в відділі організаційного забезпечення та документообігу  п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються до архіву на постійне зберігання.

4.20. Рішення виконкому оприлюднюються на веб – сайті Нововоронцовської селищної ради у відповідності до вимог частини другої статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації»

4.21. Протокол засідання виконкому оформлюється та оприлюднюється на веб-сайті селищної ради не пізніше п’яти робочих днів після засідання.

4.22. Врегулювання конфлікту інтересів відповідно  до Закону України «Про запобігання корупції»:

У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів у селищного голови, керуючого справами, секретаря селищної ради, членів виконкому вони не мають права брати участь у прийнятті рішення виконкому та самостійно публічно оголошують про це під час засідання виконкому, на якому розглядається відповідне питання, також ними оголошується відмова від  участі у голосуванні з даного питання. Оголошення має наступний зміст:

Відповідно ст.35 Закону України «Про запобігання корупції» повідомляю, що при розгляді питання «____________________________________» виникає конфлікт інтересів.  Врегулювання конфлікту буду здійснювати шляхом неучасті у голосуванні.

Про конфлікт інтересів такої особи може заявити будь-який інший член виконкому або особа, якої безпосередньо стосується питання, що розглядається. Заява про конфлікт інтересів члена виконкому заноситься в протокол засідання :" не голосували" - кількість осіб і прізвища.

У разі якщо неучасть  члена виконкому у прийнятті рішень виконкому призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконкомом, про що заноситься в протокол засідання.

Неоголошення  про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням при прийнятті рішення виконкому є підставою для зупинення селищним головою зазначеного рішення.

4-1. Особливості організації та проведення засідань виконкому в умовах надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану»

4-1.1. В умовах запровадження надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідного до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконкому можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій або з використанням електронного цифрового підпису (дистанційне засідання).

4-1.2. До порядку денного дистанційних засідань можуть включатися виключно питання невідкладного внесення змін до місцевого бюджету, інші питання, щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або якнайшвидшої ліквідації особливо тяжких наслідків надзвичайних ситуацій, спричинених спалахами епідемій та пандемій чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, процедурні питання.

4-1.3. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконкому і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному веб-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проектів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу членів виконкому. Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання виконкому.

4-1.4. Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на відділ організаційного забезпечення та документообігу.

4-1.5. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати: - можливість реалізації прав членів виконкому, ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні колегіального органу; встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4-1.6. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконкому після оголошення початку голосування та прізвища. Голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється членами виконкому особисто і відкрито шляхом підняття рук та висловлення своєї позиції «за», «проти» чи «утримався».

4-1.7. Підрахунок голосів під час голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється керуючим справами виконкому, а у разі неможливості взяти участь у такому засіданні, підрахунок голосів здійснюється головуючим на засіданні.

4-1.8. На засіданні виконкому, що проводиться у режимі відеоконференції, ведеться протокол засідання.

Аудіо/відео запис засідання є невід’ємною частиною протоколу.

4-1.9. Протокол засідання виконкому, проведеного у режимі відеоконференції, в електронному вигляді розміщується на офіційному веб-сайті ради. Протокол проведеного у режимі відеоконференції засідання виконкому оформлюється у паперовому вигляді відповідно до загальних правил, а у разі відсутності такої можливості - протягом 10 робочих днів з дня завершення періоду запровадженого надзвичайного стану чи надзвичайної ситуації.

 

5.Порядок підготовки рішень виконкому

5.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

  • нормотворчу ініціативу;
  • розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають селищний голова, керуючий справами виконкому, члени виконкому.

5.2. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів селищної ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати селищної ради, голови постійних комісій  ради та представники громадських організацій.

5.3.Відповідальність за підготовку рішення,  оприлюднення рішення і його проекту у відповідності до вимог статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації», несе керівник виконавчого органу селищної ради, на якого відповідно до резолюції селищного голови покладено організацію підготовки проекту рішення та керуючий справами виконкому.

5.4. Проект рішення виконкому повинен містити:

  • обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
  • посилання на норми чинного законодавства;
  • джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
  • інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
  • всі необхідні візи та погодження;
  • план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
  • якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати селищної ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
  • кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про  хід його виконання;
  • інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

5.5. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

5.6. Якщо проект рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.7.Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені цим Регламентом.

5.8. Матеріали з питань, що вносяться на  обговорення засідання виконкому, включають:
5.8.1. Проект рішення, який погоджується:

  • посадовою особою, що готує проект рішення, та її керівником;
  • керуючим справами (секретарем) виконкому;
  • юристом виконкому;

5.8.2. Додатки до проекту рішення (якщо вони є);

5.8.3. Лист узгодження, підписаний працівником, що готував і проводив узгодження проекту рішення виконкому у разі виникнення зауважень та розбіжностей;

5.8.4. Перелік виконавчих органів селищої ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття  (далі – адреса розсилки).

5.9. Усі проекти рішень виконкому направляються юристу виконкому для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству України. 

5.10. Візи проставляються на листі узгодження проекту рішення та на зворотній стороні 1 сторінки проекту рішення.

Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 день. Проекти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами селищної ради, візуються начальником фінансового або бухгалтерського обліку та звітності  відділів селищної ради.

5.11. Після процедури погодження і візування проект рішення виконкому подається керуючому справами виконкому.

5.12. Матеріали на засідання виконкому, підготовлені без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог Інструкції з діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру не приймаються. Про причини порушення встановленого порядку інформується селищний голова.

5.13.  При розгляді питання доповідачем можуть використовуватися візуалізації (наприклад, фото- , відеоматеріали).

  1. Порядок підготовки розпоряджень селищного голови

6.1. Відповідно до статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” селищний голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

6.2. За змістом розпорядження селищного голови поділяються на розпорядження:

  • з основної діяльності;
  • щодо особового складу;
  • про відпустки;
  • про відрядження;
  • про використання службового транспорту.

6.3. Проекти розпоряджень селищного голови готуються виконавчими органами селищної ради відповідно до резолюції селищного голови,  керуючого справами виконкому. Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим Регламентом порядку.

6.4. За підготовку проекту розпорядження селищного голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження селищного голови.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюються обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій – доручення, завдання, пропозиції,висновки. Деякі проекти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.

У проектах розпоряджень селищного голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування селищного голови про хід виконання його розпорядження.

6.5.Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження селищного голови на виконання розпорядження голови обласної (районної) державної адміністрації або інших нормативних актів органів державної влади до проекту розпорядження додається відповідний нормативний акт.

6.6. У випадку підготовки проектів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя  раніше прийняте розпорядження з таких же питань знімається з контролю.

6.7. Підготовлені проекти розпоряджень візуються такими посадовими особами:

  • особою, відповідальною за підготовку проекту розпорядження;
  • керуючим справами (секретарем) виконкому;
  • юристом виконкому.

Візи проставляються на зворотній стороні першої сторінки розпорядження.

6.8. Якщо в проекті розпорядження селищного голови порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальниками відділів фінансового або  бухгалтерського  обліку та звітност.

6.9. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль.

У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу виконавчих органів селищної ради, визначається один структурний підрозділ для координації та узагальнення проведеної роботи.

6.10. Після процедури погодження і візування проект розпорядження подається на бланку встановленого зразка до відділу організаційного забезпечення та документообігу  в паперовому вигляді разом із списком розсилки для підписання та реєстрації.

6.11. Розпорядження підписуються селищним головою, а в час його відсутності –  секретарем селищої ради .

Додатки підписуються керуючим справами виконкому та керівником виконавчого органу селищної ради, який готує проект розпорядження.

6.12. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження відділ організаційного забезпечення та документообігу  інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

Розпорядження з питань основної діяльності, щодо особового складу, про відпустки, відрядження та про використання службового транспорту реєструються окремо.

6.13. Підписані розпорядження реєструються керуючим справами виконкому (з основної діяльності, особового складу, відпустки), відділом організаційного забезпечення та документообігу -  про відрядження та про використання службового транспорту. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

6.14. Оригінали розпоряджень підписуються селищним головою та засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в відділі організаційного забезпечення та документообігу п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються до архіву   на постійне зберігання. Зберігання оригіналів покладається на начальника відділу організаційного забезпечення та документообігу.

6.15. Не пізніше ніж у триденний строк з дня підписання відділ організаційного забезпечення та документообігу ставить розпорядження, що потребують контролю,  на контроль.

6-1. Погодження проектів рішень та розпоряджень з органами Антимонопольного комітету України.

6-1.1. Проекти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках підлягають погодженню з  територіальним відділенням Антимонопольного комітету України.

6.-1.2. Проекти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках погоджуються у порядку, визначеному Положенням про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень органів влади, органів адміністративно-господарського управління та контролю,  органів місцевого самоврядування  щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та  антимонопольного регулювання, затвердженого розпорядженням Антимонопольного комітету України від 01 квітня 1994 року №4-р (із змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 квітня 1996 року № 78/287. 

  1. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень селищного голови

7.1. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень селищного голови покладається на відділ організаційного забезпечення та документообігу.

7.2. Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють  керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів селищної ради відповідно до їх компетенції.

7.3. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

7.4. Відділ організаційного забезпечення та документообігу після засідання виконкому у триденний термін визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль.

7.5. Контролю підлягають рішення виконкому, які висвітлюють: виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, розгляд селищних планових питань на засіданнях виконкому, роботу виконавчих органів селищної ради, затвердження планів роботи, заходів та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки виконання.

7.6. Відділ організаційного забезпечення та документообігу у 5 - денний термін з дати прийняття направляє копії рішень виконкому з позначкою “контроль” виконавцям.

Щомісяця до 5 числа надає інформацію селищному голові про стан виконання контрольних документів.

7.7. Контрольні рішення, розпорядження, які направляються за списком розсилки виконавчим органам селищної ради, повинні містити в правому куточку документа позначку “контроль”. Цей символ є офіційним підтвердженням для посадових осіб, виконавців документів про поставлення рішення чи розпорядження на контроль.

7.8. У виконавчих органах селищної ради посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контролю виконання документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляють позначку “контроль”.

7.9. Відділ організаційного забезпечення та документообігу інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, притягуються до  дисциплінарної відповідальності.

7.10. Виконавчі органи селищної ради надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень  у відділ організаційного забезпечення та документообігу за 3 дні до визначених контрольних строків в документі. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання – у тримісячний термін після прийняття рішення.

Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

7.11. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження, особа на яку покладено  виконання,  вносить пропозицію щодо продовження строку виконання з письмовим обґрунтуванням.

7.12. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, керуючий справами виконкому погоджує та визначає строки виконання.

7.13. Відділом організаційного забезпечення та документообігу здійснюється контроль за виконанням протокольних доручень, наданих на засіданнях виконкому. Відповідальність за виконання   доручень несуть особи, яким вони надані.

7.14. Відділ організаційного забезпечення та документообігу  здійснює контроль за виконанням доручень, наданих селищним головою під час проведення розширених та оперативних нарад.

7.15. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання.

7.16. Зняття з контролю рішень виконкому здійснюється  за рішенням виконкому. При прийнятті відповідного рішення виконкому ці  рішення знімаються з контролю.

  1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

8.1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується  керуючим справами  виконкому та відділом організаційного забезпечення та документообігу у порядку, визначеному цим Регламентом.

8.2. Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються селищним головою, а в період його відсутності  особою, яка виконує його обов’язки .

8.3. Документи органів виконавчої влади реєструються відділом організаційного забезпечення та документообігу і передаються на розгляд селищному голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки селищного голови в день одержання або не пізніше 10.00 наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

8.4. Відділ організаційного забезпечення та документообігу забезпечує доведення   документів до виконавців згідно з резолюцією.

8.5. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на  керуючого справами виконкому. Контроль за термінами виконання – на відділ організаційного забезпечення та документообігу.

8.6. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким  доручено їх виконання.

8.7. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

8.8. Після виконання документ, завізований  керуючим справами виконкому ( у разі наявності контрольних термінів), здається начальнику відділу організаційного забезпечення та документообігу для підписання у селищного голови.

8.9. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови  “До справи” або “Зняти з контролю”.

  1. Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

9.1. Усі документи, які надходять селищному голові, секретарю ради, керуючому справами виконкому, а також вся вихідна документація (надалі – документи) за підписом селищного голови, секретаря селищної ради, керуючого справами виконкому приймається і реєструється в відділі організаційного забезпечення та документообігу.

9.2. Відділ організаційного забезпечення та документообігу проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків подає їх  керуючому  справами виконкому для подальшого розгляду.

9.3. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

9.4. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції, яка повинна містити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

9.5. Після повернення документа з резолюцією селищного голови  він передається виконавцям відділом організаційного забезпечення та документообігу.

9.6. На документах, які містять конкретні терміни виконання в правому верхньому кутку першого аркуша ставиться відмітка “контроль”.

9.7. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

9.8. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 5 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає селищний голова або особа, яка його замінює.

9.9. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицією виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений термін неможливо.

9.10. Якщо селищний голова вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на контрольному листі робиться запис “до справи”, підписується і зазначається дата, яка є датою зняття документа з контролю.

9.11. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то працівники відділу організаційного забезпечення та документообігу   повертають її виконавцю на доопрацювання.

9.12. Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через відділу організаційного забезпечення та документообігу  під розпис.

  1. . Порядок підготовки та проведення нарад,

семінарів та інших заходів у виконкомі

10.1. Наради у селищного голови проводяться: із секретарем селищної ради, керуючим справами виконкому, з керівниками виконавчих органів селищної ради – щопонеділка о 08.30;

10.2. На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів селищної ради. З обговорених питань даються доручення селищного голови.

10.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів селищної ради або за вказівкою селищного голови, керуючого справами виконкому.

10.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить той структурний підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

10.5. Виконавчий орган, що відповідає  за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження селищному голові чи керуючому справами виконкому.

Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється керуючий справами виконкому не пізніше, як за тиждень до проведення наради. На основі отриманої інформації складається оперативний місячний план роботи виконкому.

10.6. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбуваються засідання виконкому, наради, засідання  дорадчих органів надається селищним головою  акредитованим журналістам.

11.Організація роботи робочих органів виконкому

11.1. Виконком та селищний голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

11.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються представники виконавчих органів селищної ради, а також депутати селищної ради ( за згодою), представники інших органів, не підвідомчих селищній раді, суб'єкти підприємницької діяльності, громадських організацій.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів селищної ради відповідальних за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконкому та подається на розгляд виконкому або затвердження селищному голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

11.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

11.4. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

11.5. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

11.6. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

11.7. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

11.8. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження селищного голови.

11.9. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу селищної ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

12.Організація прийому громадян і їх письмових звернень

12.1. Прийом і реєстрація листів, заяв, скарг громадян здійснюється відділом організаційного забезпечення та документообігу.

12.2 Організація розгляду листів громадян здійснюється згідно з порядком, передбаченим  Законом України «Про звернення громадян».

12.3. Прийом громадян здійснюється селищним головою, секретарем ради, керуючим справами виконкому, керівниками структурних підрозділів селищної ради та виконкому відповідно до затвердженого графіка.

 

13.Організація роботи з кадрами

13.1. Кадрова робота у виконкомі здійснюється на підставі Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», Кодексу законів про працю України, «Про запобігання корупції», постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів та рекомендацій Національного агентсва України  з питань державної служби, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень обласної та районної рад, розпоряджень селищного  голови, рішень виконкому та цього Регламенту.

13.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів селищної ради та витрати на їх утримання затверджуються рішенням селищної ради за поданням селищного голови.

13.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується селищним головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням селищного голови протягом року можуть вноситися зміни.

13.4. Прийом та звільнення посадових осіб і службовців апарату та керівників самостійних  виконавчих органів селищної ради (за винятком технічного персоналу) здійснюється за розпорядженням селищного голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України. Прийом та звільнення посадових осіб самостійних виконавчих органів здійснюється їх керівником на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України

13.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду може здійснюватися без конкурсного відбору. Просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ посадових осіб органів місцевого самоврядування. Щорічно до 1 квітня посадові особи подають шляхом заповнення на офіційному веб-сайті Національного агентства з питань запобігання корупції декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, що визначається Національним агентством. 

13.6. Відповідальна особа по роботі з кадрами забезпечує:

13.6.1. отримання документованої згоди на обробку персональних даних від працівників виконкому;

13.6.2. письмово повідомляє працівників про права, визначені законодавством у сфері захисту персональних даних, мету обробки персональних даних та осіб, яким передаються персональні дані, у строки, визначені законодавством;

13.6.3 отримання від працівників, робота яких пов`язана з обробкою персональних даних, письмового зобов`язання щодо недопущення розголошення  у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв`язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов`язків.

13.7. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на керуючого справами виконкому.

14.Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

14.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів селищної ради встановлені Інструкцією з діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію.

14.2. Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчих органах селищної ради, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

14.3. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку,швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконавчих органів селищної ради ведеться самостійно у всіх виконавчих органах селищної ради.

Номенклатури справ відділів апарату виконкому після їх розгляду і аналізу зводяться відділом організаційного забезпечення та документообігу в єдину (зведену) номенклатуру справ виконкому, погоджується експертною комісією архівного сектору та затверджується селищним головою.

Контроль за формуванням справ здійснює відділ організаційного забезпечення та документообігу та особи, відповідальні за стан діловодства у виконавчих органах селищної ради.

14.4. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою виконавчих органів селищної ради. Збереження справ забезпечується керівниками виконавчих органів селищної ради, а також посадовими особами, відповідальними за діловодство.

14.5. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи.

Експертну комісію очолює керуючий справами виконкому.

14.6. Для документів постійного зберігання виконавчих органів селищної ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконкомі – 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архіву за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

15.Організація використання робочого часу

15.1. Початок роботи виконавчих органів селищної ради о 8.00, закінчення – о 17.00 . У п’ятницю – о 15.45. Обідня перерва – з 12.00 до 12.45.

15.2. За роботу у святкові та вихідні дні працівникам надається згідно з їх заявою інший день відпочинку.

15.3. Табельний облік робочого часу працівників виконкому веде головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та звітності.

15.4. Перебування працівників із службових питань у робочий час за межами будівлі повинно бути попередньо погоджено з керуючим справами виконкому або беспосереднім керівником.

15.5. Відрядження працівників структурних підрозділів виконкому здійснюються відповідно до затверджених планів роботи виконавчих органів ради, а також на підставі документів вищих органів державної виконавчої влади.

Авансовий звіт про відрядження затверджує селищний голова або керуючий справами виконкому  не пізніше трьох робочих днів від дня повернення працівника з відрядження і в цей же термін звіт подається до відділу бухгалтерського обліку та звітності.

15.6. Щорічно до 25 грудня керівники структурних підрозділів виконкому подають головному спеціалісту, відповідальному по роботі з кадрами, графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. На цій підставі складається графік відпусток, який узгоджується з профспілковим комітетом та затверджується розпорядженням селищного голови.

16.Апарат виконкому

16.1 Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності виконкому, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень селищного голови, рішень селищної ради, виконкому здійснює її апарат.

16.2. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:

16.2.1. Опрацьовує документи, що надходять до виконкому, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали;

16.2.2. Здійснює опрацювання проектів розпоряджень  селищного голови, проектів рішень Нововоронцовської селищної ради, виконкому;

16.2.3. Перевіряє за дорученням селищного голови виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень селищного голови виконавчими органами селищної ради, вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформацій та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, рішень виконкому, розпоряджень селищного голови;

16.2.4. Готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань;

16.2.5. Опрацьовує і подає на розгляд сесії селищної ради, її виконкому проекти рішень, плани роботи, забезпечує контроль за їх виконанням;

16.2.6. Організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до селищної ради, її виконкому, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;

16.2.7. Аналізує разом із виконавчими органами селищної ради соціально-економічне і суспільно-політичне становище в громаді, розробляє та вносить на розгляд виконкому, сесії селищної ради пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку території, а також про реалізацію повноважень, делегованих органами виконавчої влади;

16.2.8. Проводить роботу, пов’язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників виконкому, створенням кадрового резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників виконкому; проходження курсів підвищення професійної кваліфікації;

16.2.9. Забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;

16.2.10. Здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності виконкому;

16.2.11. Виконує інші функції відповідно до законодавства.

16.3. Апарат виконкому, його структурні підрозділи у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими органами місцевого самоврядування та органами виконавчої влади в громаді.

16.4. Організація роботи апарату виконкому здійснюється відповідно до Регламенту, інструкції з діловодства виконкому, а також інших нормативних актів.

16.5. Довідки, які видаються у виконкомі, повинні ґрунтуватись на основі документів, які свідчать про правдивість та прозорість внесених даних в довідку. Довідки підписуються селищним головою, старостами, секретарем селищної ради. Довідки громадянам, установам, організаціям видаються на їх письмовий та усний запит та реєструються в журналі видачі довідок.

17. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

17.1. Цей Регламент набуває чинності з моменту затвердження його рішенням  виконавчого комітету Нововоронцовської селищної ради.

17.2. Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконавчого комітету Нововоронцовської селищної ради.

17.3. У разі наявності розбіжностей норм Регламенту з нормами чинного законодавства, діють норми чинного законодавства України.

 

Керуючий справами (секретар) виконкому                                     О.Р.Бриж

 

 

                                                                             

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Онлайн-опитування:

Увага! З метою уникнення фальсифікацій Ви маєте підтвердити свій голос через E-Mail
Скасувати

Результати опитування

Дякуємо!

Ваш голос було зараховано

Форма подання електронного звернення


Авторизація в системі електронних звернень

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь